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2025-12-31更新
電子簽核懶人包｜簽核流程有哪些、會簽是什麼？簽核系統與 BPM 系統差異大解析
# BPM 電子表單
# 電子簽核
企業數位轉型第一步：優化簽核效率！本文帶您一文看懂電子簽核定義，並詳解「串簽、會簽、並簽」三種簽核流程差異。更從人資、行政單位的實務需求出發，解析電子簽核與 BPM 系統的不同，協助企業建構自動化流程、實現 ESG 永續經營。
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什麼是電子簽核？
傳統辦公室的簽核流程須由申請人填寫紙本請款單後，經過跨部門單位層層簽名，往往耗費數日才能完成；中間若遇到簽核人出差或會議，這份文件更可能就此卡關或遺失、難以追蹤。
「電子簽核」簡單來說就是將簽核數位化，透過線上系統進行並留下完整紀錄，可應用於請假申請、報銷、採購、合約審查用印等情境：
- 數位化電子表單： 將請假單、加班單、請購單等紙本格式轉為雲端表單。
- 自動化簽核流程：系統會根據預設路徑自動發送通知給對應的簽核人員。
- 雲端記錄追蹤：完整記錄文件簽核流程、輕鬆追溯簽核進度。
- 環保無紙化：大幅減少紙張與碳足跡，為企業實現 ESG 永續經營。
電子簽核的出現提升了企業管理效率，面對 WFH 或跨國企業等情況，都能打破紙本傳遞的地點限制，確保企業運作不中斷。
電子簽核 vs 傳統紙本簽核－我的企業需要電子簽核系統嗎？
許多企業在規模較小時習慣使用紙本簽核，然而隨著企業成長，紙本作業往往成為拖慢決策效率的隱形成本：
| 傳統紙本簽核 | 電子簽核系統 | |
|---|---|---|
| 簽核效率 | 需實體傳遞，常受限於主管出差或異地辦公等，耗時數天 | 線上即時通知、一鍵簽核，最快數分鐘完成 |
| 流程進度追蹤 | 紙本流傳，難以即時得知文件去向 | 線上隨時查看審核狀態與經手人員 |
| 資料保存管理 | 需實體保存，面臨受潮、遺失或毀損風險 | 雲端自動歸檔，節省空間且永不遺失 |
| 搜尋效率 | 需人工在單據堆中翻找，費時費力 | 數秒即可搜尋調閱歷史紀錄 |
| 投入資源 |
• 紙張與印刷費用 • 文件郵寄費用 • 文件櫃 或倉儲費用 • 人力歸檔管理成本 • 簽核時間成本 • 文件遺失毀損風險成本 • 文件查找時間成本 | 初期導入設定 |
3 大指標評估企業是否需要導入「電子簽核系統｣
如果企業現有簽核模式已經符合以下任一指標，企業便可開始評估導入電子簽核系統，提升管理效率：
- 跨單位溝通成本高：常發生文件卡關好幾天的情況，代表流程已大量耗費跨部門溝通成本，影響到營運進度。
- 異地協作需求增加：企業有多據點、門市、分公司，或主管時常需出差、員工遠距辦公，代表實體文件的傳遞時間長、簽核時間成本大幅提升。
- 管理與查找時間增加：紙本記錄逐年累積，在面對勞檢、稅務、內部稽核時，查找的人力與時間越來越多，代表資料過多，紙本管理已經難以負荷。
💡 HR 實務管理小提醒：在簽核管理中，人資相關的表單種類繁多，如婚喪喜慶補助、離職、留停、教育訓練申請等，對於追求提升人資行政效率的企業來說，電子簽核能夠大幅降低人事成本。
電子簽核有哪些步驟？申請、審核、歸檔全流程
一般而言，完整的電子簽核過程可以分為以下五個標準步驟：
- 申請表單填寫：使用者登入系統後，根據需求選擇對應的電子表單（如差旅費報支、加班申請、採購單等）。系統可自動帶入員工基本資料（姓名、部門），並設定必填欄位，避免因漏填或寫錯資訊而導致文件被退回。
- 系統路徑判定：系統根據企業設定的電子簽核順序派發給簽核人員。
- 即時通知與審核：當文件到達審核關卡時，主管會收到 Email 即時通知。主管可在系統上直接查看附件並進行核准、退回修正或駁回；若遇到特殊狀況，主管還能手動加簽相關人員共同參與討論。
- 自動跳轉關卡：核准後自動進入下一關卡，所有人員完成簽核後，流程結束。
- 自動歸檔與報表產出：流程完成後，系統會自動將文件儲存於系統雲端空間，可隨時調閱稽查紀錄。
💡 HR 實務管理小提醒：傳統紙本簽核常遇到「填寫錯誤被退回」或「找錯簽核窗口」的狀況；人資透過電子簽核系統可以設定表單欄位、降低填寫門檻，同時也可以讓員工自行查詢簽核路徑，減少人資的教育訓練時間。
三大簽核流程優缺點解析：串簽、並簽、會簽
電子簽核有三大流程包含串簽、會簽、並簽，代表不同的文件傳遞順序及規則：
| 串簽 （層級分明的標準路徑） | 會簽 （跨部門協作共識） | 並簽 （追求推動效率） | |
|---|---|---|---|
| 傳遞路徑 | 直線式：文件依據預設順序，一個接一個進行審核；前一人核准後，後一人才會收到通知 | 發散式：文件同時傳給多個人員，當所有會簽單位都審核完成後，流程才能繼續往下進行 | 同步式：文件同時發送給多位審核人，只要其中一人簽名，流程就能繼續往下進行 |
| 核心目的 | 階級審核、落實層層把關 | 跨單位協作、降低決策風險 | 爭取時效、加速流程推動 |
| 決策速度 | 慢：受限於線性等待時間 | 慢 ：需等所有關卡回饋意見 | 最快：同時作業、縮短時間 |
| 優點 | 權責明確，符合傳統組織層級 | 資訊同步且公平，確保多方觀點納入決策 | 效率提高，減少等待時間 |
| 缺點 | 容易卡關：若關卡人請假或出差，流程易被延遲 | 溝通冗長：若各單位意見分歧，需反覆修正退回 | 決策不一致：以簽核時間為準，核決權限模糊 |
| 常見應用情境 | 員工請假單、一般費用報支、加班申請等 | 跨部門專案計畫、法律合約審閱、年度預算編列等 | 緊急採購案、多位代理人審核等 |
💡 HR 實務管理小提醒：除了多種簽核流程可以在單一表單中搭配使用，人資也能使用「知會副本」的方式，讓非簽核人員可同時收到電子表單、同步追蹤表單進度，簽核流程更靈 活。
電子簽核系統跟 BPM 系統有什麼不同？
「電子簽核系統」與「BPM 系統（企業流程管理系統）」兩者都涉及流程數位化，但在架構與目標上有所不同。
可以將電子簽核想像成一條馬路，聚焦於單點式的簽核流程；而 BPM 系統則像是複雜的城市交通網，將點串連成線和面，全面化涵蓋跨部門的流程管理，並可整合外部系統及進行數據分析等：
| 電子簽核系統 | BPM 企業流程管理系統 | |
|---|---|---|
| 主要定位 | 取代傳統紙本簽名，實現數位化 | 梳理並優化企業整體運作流程 |
| 核心功能 | 單一流程自動化 | 涵 蓋跨部門、條件式流程、多流程設計，強調整合性 |
| 系統整合 | 專注於簽核功能與流程紀錄 | 除涵蓋電子簽核系統外，可串接 ERP、CRM、HRM 等多方數據 |
| 設計彈性 | 較固定，適合標準行政作業 | 彈性高且具備強大擴展性，可根據複雜內容邏輯設計動態路徑 |
| 流程節點 | 以人為主，須由人主動發起 | 可依據不同項目、單位、週期設定自動化發起 |
| 適用場景 | 基礎行政、差旅報支、請假管理等 | 人資行政流程、費用申請、複雜採購鏈、產品開發流程、跨國營運協作等 |
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- 深度整合 HRM 與出勤數據：整合 NUEIP HRM系統，將電子簽核與人事資料、出勤紀錄完美串接，例如加班申請由系統自動帶入打卡紀錄、簽核通過後即更新加班補休時數，HR 再也不用人工比對。
- 行動流程隨時簽核：支援桌機與手機，Email、LINE 即時查收通知，出差在外也能隨時收到簽核提醒、線上即時簽核。
- API 無縫整合：可整合與 ERP、CRM 等系統，減少人工比對輸入與流程斷點，實現跨系統流程自動化。
電子簽核、簽核流程問與答｜FAQ
1. 什麼是電子簽核？對企業有什麼具體幫助？
電子簽核是將傳統紙本簽呈流程數位化的解決方案，透過線上系統進行申請、審核、紀錄與歸檔。它能解決紙本傳遞耗時、易遺失及進度不透明等痛點，並能自動發送通知、提供雲端紀錄追蹤，不僅提升決策效率與管理透明度，更能達成無紙化環保目標，為企業實現 ESG 永續經營。
2. 電子簽核的操作步驟有哪些？
包含使用者線上填寫申請表單、系統判定簽核路徑、簽核人線上審核或加簽、關卡自動跳轉、完成簽核歸檔雲端等。
3. 如何判斷我的企業是否需要導入電子簽核系統？
若企業符合以下三大指標就建議考慮導入：第一是跨單位溝通成本高 ，常發生文件卡關、影響營運進度；第二是異地協作需求增加，如擁有多據點、分公司或主管常出差，導致實體文件傳遞過慢；第三是管理與查找時間增加，面臨勞檢或稽核時，紙本記錄過多導致人工搜尋負擔沉重。
4. 電子簽核常見的「串簽、會簽、並簽」有什麼差異？
「串簽」是層層把關的直線式審核，前一人核准後下一人才收到通知；「會簽」是發散式協作，需多個部門同時審核並達成共識；「並簽」則是同步加速路徑，多位審核人同時收到通知，只要其中一人核准即可繼續，適用於緊急採購。
5. 電子簽核系統與 BPM 系統的主要差異在哪裡？
電子簽核聚焦於「單點式」的簽核流程自動化，適合流程標準、規模較小的企業進行行政管理；而 BPM 系統則像是複雜的交通網，強調跨部門流程、高彈性擴展性以及與 ERP、HRM 等多方數據的深度整合，適合流程邏輯複雜、需要透過數據分析優化整體營運效率的中大型企業。
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