突破企業成長瓶頸：BPM 企業流程管理系統完整解析

BPM 系統是什麼？

BPM 系統（Business Process Management System），中文稱為「企業流程管理系統」。它不僅僅是將紙本表單轉為電子檔，更是一套透過資訊科技，將企業內部的作業流程（如審核、簽核、跨部門協作）進行「標準化」、「自動化」與「最佳化」的流程管理工具。
簡單來說，BPM 系統的核心在於「流程（Process）」。它像是一個中央指揮塔，定義了文件該怎麼走、經過誰、需要什麼條件。不同於傳統的人治管理（依靠主管記憶或口頭交代），BPM 將規則寫入系統，確保每一個業務動作（如請款、合約用印）都依照企業制定的標準程序執行，這就是企業管理中不可或缺的流程管理系統。

BPM 企業流程管理 vs 傳統簽核流程，我的企業需要 BPM 系統嗎？

若您的企業正處於業務擴張期，跨部門（如業務對財務、人資對各部門）的溝通頻率會呈指數級上升，一套能讓內部溝通「零時差」的 BPM 流程管理系統，可以免去讓員工花時間在跑腿送公文。
以下比較說明為何您的企業需要透過 BPM 流程管理系統將企業流程系統化：

如何評估企業是否需要導入「BPM 企業流程管理系統｣？

針對業務擴張階段的成長型企業，若出現以下 5 種狀況，表示企業目前的表單、申請單等需要核決的管理模式，已趕不上組織的成長速度，應盡快考慮導入 BPM 企業流程管理解決方案：

1. 跨部門協作常「掉球」：例如業務請購行銷贈品，採購部卻說沒收到單據，導致活動流程延遲或開天窗。
2. 用印管理鬆散：公司大小章的使用紀錄分散在紙本文件中，難以稽核實際用途、發起人與相關核准人。
3. 無法即時控管預算：老闆想知道本月某部門累計花費，需花費大量時間人工統計。
4. 新進主管權責不清：組織擴編後，新進主管與同仁不清楚哪些單據該簽、該給誰簽，導致流程混亂。
5. 異地辦公/分公司管理難：公司設有分部或據點，紙本文件寄送耗時且易遺失。

BPM 系統流程管理架構說明：從流程設計到自動歸檔

了解需求後，我們來看 BPM 系統架構是如何運作的。一個標準的 BPM 流程管理，通常包含以下五個核心步驟：

1. 流程設計 (Form Design)： 管理員預先設定好表單欄位（如：請假單、請款單）與對應的簽核關卡。
2. 填單申請 (Submission)： 員工登入系統填寫表單，上傳附件（如收據照片），並送出申請。
3. 流程審核 (Approval Process)： 系統依照設定的 BPM 流程（串簽/並簽/會簽）自動通知主管。主管可選擇「同意」、「退回」或「加簽」。
4. 通知與執行 (Notification)： 簽核完成後，系統自動發送通知給申請人及相關單位（如人資或財務）進行後續作業。
5. 歸檔與分析 (Archiving & Analysis)： 表單自動存入雲端資料庫，轉化為報表數據供管理層參考。

實務案例說明：BPM 流程如何優化「請購作業」？

以成長型企業最常見的「請購流程」為例，原本的冗長直線流程，需求單位要先填寫請購單－資訊部評估通過－總經理評估簽核通過－需求單位再重新走一次正式採購單（供應商資料表）－資訊部再簽請款單－總經理同意請款；
導入 BPM 系統 後，只要將流程設計完畢，請購到採購的流程就會自動跑完：

• 填寫申請單： 需求單位（如行銷部）填寫請購單，系統自動帶入預算科目，並強制上傳報價單（附件）。
• 部門審核： 直屬主管確認需求合理性與預算額度。
• 跨部門會辦： 系統自動傳送給採購部（確認供應商）或資訊部（確認軟硬體規格）。
• 決策核決： 依據金額大小，自動判斷是否需呈送總經理（例如：超過 1 萬元送總經理，未滿則由財務長決行）。
• 歸檔與通知： 簽核通過，系統自動通知申請人與財務進行請款作業，並將單據歸檔備查與結案。

BPM 三大簽核流程：串簽、並簽、會簽

在 BPM 流程設計中，針對不同的決策情境，會需要設定不同的簽核邏輯。以下是三種最常見的模式：
（一）串簽 (Serial Approval) —— 層層把關

• 情境： 費用報銷（費用申請單）。
• 流程： 員工 -> 部門主管 -> 財務主管。
• 特點： 順序明確，適合有嚴格階級授權的流程。

（二）會簽 (Counter-sign) —— 跨部門專業審查

• 情境： 合約用印（合約用印申請單）。
• 流程： 業務申請合約用印 -> 會簽法務部（審閱合約條款風險） ->總經理。
• 特點： 在老闆點頭前，強制要求專業部門（法務/財務/IT）先介入提供意見，降低企業風險。

（三）並簽 (Parallel Approval) —— 同步知悉

• 情境： 跨部門專案啟動（專案簽呈）。
• 流程： 專案經理發起 -> 同時發送給業務總監、產品研發總監、行銷總監。
• 特點： 適合需要多個部門同時知情申請，節省等待時間。

一般電子簽核 (Workflow) 跟 BPM 系統有什麼不同？

很多人可能會問：BPM 系統跟一般的電子簽核一樣嗎？
對於 30 人以上，有更多跨部門作業與遠端多點簽核需求的成長型企業，BPM (Business Process Management) 更能解決的是「端對端」的跨組織流程管理。

• 邏輯判斷： BPM 懂得判斷條件。例如：請購單金額大於 1 萬（跑流程 A），小於 1 萬（跑流程 B）。
• 資料整合： BPM 能串聯企業資源。例如請購單通過後，資料可串接供 ERP 使用。

簡單來說：BPM 流程管理系統是一般電子簽核的「智慧升級版」，能適應成長型企業快速變動的管理規則。

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• 強大的權限管理引擎： 支援成長型企業常見的「多維度組織架構」，無論是跨部門專案小組，還是多據點分公司，都能精準設定簽核路徑。
• 彈性表單設計： 提供豐富的範本（請購、用印、出差、簽呈等），HR 或行政人員透過「拖拉」即可修改欄位，無需依賴 IT 人員寫程式。
• All-in-One 整合： nuBPM 與 nuHRM（人資系統）組織與人員完美整合，無需重新匯入組織圖與員工名單。
• 手機行動辦公： 老闆與主管隨時隨地都能用手機的 LINE 審核用印申請或採購案，不讓行政流程成為業務衝刺的絆腳石。

NUEIP nuBPM 企業流程管理系統問與答｜FAQ

Q1: 公司內部流程很複雜，還有很多例外狀況，BPM 系統能設定嗎？

Q2: 導入 BPM 系統需要很久嗎？會不會影響日常營運？

Q3: 資料放在雲端安全嗎？