出勤紀錄表怎麼做才合法？2026 勞基法打卡規定、罰則、保存期限與範本下載

出勤紀錄是什麼？勞基法打卡規定要記哪些內容

出勤紀錄是雇主逐日記載勞工上下班時間的法定紀錄，也就是一般常說的「出缺勤紀錄」。它是計算工資、加班費與請假的依據，也是勞動檢查與勞資爭議時最重要的證據。

法源：勞基法第 30 條與施行細則第 21 條

勞基法第 30 條第 5 項：雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存 5 年。 勞基法第 30 條第 6 項：出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止；勞工申請副本或影本時，雇主不得拒絕。 勞基法施行細則第 21 條：出勤紀錄包括簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統，或其他可資覈實記載出勤時間的工具；勞動檢查或勞工申請時，雇主應以書面方式提出。 勞基法沒有規定出勤紀錄的固定格式。不論是紙本簽到簿、打卡鐘、門禁刷卡、指紋或臉部辨識，還是手機、LINE 或雲端人資系統、打卡系統，只要能「覈實」記載出勤時間，都算合法的出勤紀錄。

出勤紀錄必記的 3 項內容

每日上、下班時間（記到分鐘）：例如 08:57 上班、18:06 下班。只寫「9 點」「18 點」，或直接用班表取代每日實際出勤，都不符合勞基法打卡規定。 請假紀錄：假別（特休、病假、事假等）與請假起訖時間，用來說明當天為何沒有打卡或工時不足。 加班紀錄：延長工作時間的起訖與時數，是計算加班費與確認是否超過每月加班上限的依據。

責任制、外勤、在家工作也要記出勤紀錄嗎？

要。只要是適用勞基法的勞工，不論是否稱為「責任制」、是否在外地拜訪客戶或在家遠距工作，雇主都必須置備出勤紀錄。勞動部立場是，雇主不能以「員工自主管理」或「責任制」為由推託記錄義務。 外勤與在家工作的紀錄方式可以彈性調整。依勞動部「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，可以用手機打卡、GPS 定位、網路回報、通訊軟體回報或客戶簽單等可稽核的工具輔助記載，接受勞動檢查時再提出書面紀錄即可。

另要注意，經主管機關核定公告的勞基法第 84 條之 1 工作者，是可另行約定工時的法定類型，並不等於公司口頭說的「責任制」；即使是上述人員，實務上仍建議保留出勤紀錄。

出勤紀錄表範本下載（Excel／Google Sheet）

NUEIP 人資顧問團隊依勞基法第 30 條設計了一份免費出勤紀錄表範本，提供 Excel 與 Google Sheet 兩種格式，不需填寫表單即可直接下載。範本已標示「法定必填」與「建議填」欄位，適合員工人數較少、尚未導入打卡系統的公司使用。

【按鈕】出勤紀錄表下載（Excel）｜出勤紀錄表下載（Google Sheet）

出勤紀錄表欄位說明

出勤紀錄表合規檢查清單

• 每位員工每天都有紀錄，上、下班時間都記到分鐘
• 有獨立的請假欄位與加班欄位
• 每一筆修改都留有修改人、時間與原因
• 紀錄可以隨時印出書面，供勞檢或員工申請使用
• 已離職員工的紀錄仍保存滿 5 年

用 Excel 做出勤紀錄合法嗎？

合法。勞基法施行細則第 21 條允許以「其他可資覈實記載出勤時間工具」作為出勤紀錄，法律並未強制企業使用打卡系統。關鍵在於 Excel 紀錄是否「覈實」：是否逐日記到分鐘、能否覆核、修改是否留下紀錄。 Excel 的風險是任何人都能事後修改數字且不留痕跡，在勞資爭議中證據力較弱。員工超過 10 人、有輪班或外勤人員時，人工輸入與每月對帳的負擔會快速增加，建議改用自動記錄時間、保留修改軌跡的雲端打卡系統。

勞基法打卡規定：可以／不可以對照表

勞基法沒有「打卡」這個字，但雇主為了履行第 30 條的出勤紀錄義務，可以要求員工配合打卡。判斷一個打卡做法是否合法，核心標準只有一個：紀錄是否真實反映勞工的出勤時間。

勞基法出勤紀錄罰則一覽

雇主違反出勤紀錄規定，最高可處新臺幣 100 萬元罰鍰，並會被公布公司名稱與負責人姓名。罰則依違規類型分為兩級：

此外，依勞基法第 79 條第 4 項，主管機關得依事業規模、違反人數或違反情節，將罰鍰加重至法定最高額的二分之一。實際罰鍰由各地方政府依自訂的裁罰基準決定，請以公司所在地勞工局公告為準。

出勤紀錄要保存幾年？離職員工要求調閱怎麼辦？

出勤紀錄依勞基法第 30 條第 5 項應保存 5 年。這個期限同樣適用於已離職員工，員工離職不代表公司可以刪除或銷毀其出勤紀錄。

勞基法在民國 105 年修正前只要求出勤紀錄保存 1 年，因勞資雙方常對工時與工資產生爭議，才延長為 5 年，與勞工請求工資、加班費的 5 年時效相對應。請假單、加班申請單、補卡單等用來佐證出勤的文件，也建議一併保存 5 年。

離職員工要求出勤紀錄，公司一定要給嗎？

一定要給。勞基法第 30 條第 6 項規定，勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕；且依施行細則第 21 條第 2 項，雇主應以書面方式提出。只要是在 5 年保存期間內的紀錄，已離職員工提出申請，公司一樣應提供。實務上，員工申請出勤紀錄常是為了核算加班費、請領失業給付或提出勞資調解，建議公司訂定處理流程，並留下提供紀錄的日期與範圍。

電子出勤紀錄怎麼保存才算數？

電子出勤紀錄只要符合兩個條件，就算合法保存： 可覆核：紀錄能真實反映每日出勤時間，修改時留有軌跡，可供勞檢或法院查核。 可輸出書面：勞動檢查或員工申請時，能隨時印出或匯出。 建議定期備份電子紀錄，並確認員工離職後帳號停用時，其歷史出勤資料仍然保留。

員工忘記打卡怎麼辦？補打卡流程與能不能扣薪

員工忘記打卡時，正確做法是讓員工提出補打卡申請，由主管核實後補登並留下紀錄，而不是直接扣薪。公司可以用工作規則要求員工配合補登，但不能拿「忘記打卡」當成不發工資的理由。

補打卡流程

員工申請：發現漏打卡後，於公司規定期限內填寫補卡單或在系統提出補卡申請。 主管核准：主管依工作紀錄、郵件、門禁或同事證明核實後簽核。 補登並留紀錄：人資更新出勤紀錄，保留原始紀錄、修改後時間與核准人。 計薪前確認：當月所有異常紀錄在薪資結算前處理完畢。 補卡單必填欄位：申請人、補卡日期、補卡類別（上班／下班）、實際出勤時間（記到分鐘）、未打卡原因、佐證資料、主管簽核與簽核日期。

忘記打卡可以扣薪嗎？

不可以。勞動部 2022 年 5 月 27 日新聞稿指出，勞工若確實已依約定出勤提供勞務且能提出證明，雇主仍然將勞工以忘記打卡扣薪水，將涉及違反勞基法第 22 條第 2 項「工資應全額直接給付」的規定。勞動部也提醒，公司可以訂定紀律與獎懲規定，但不得將「扣薪」作為懲處手段；違反者可處 2 萬至 100 萬元罰鍰。

相關案例：上下班忘記打卡，可以懲罰性扣薪嗎？ ｜人資好彭友 ep.20

員工可用來證明出勤的資料包括：工作聯繫紀錄、電子郵件、工作成果、門禁或監視器紀錄、同事證明。

員工常忘記打卡怎麼管？

管理常忘記打卡的員工，應從制度著手，不是從薪資著手： - 寫進工作規則： 訂定補登期限（例如發生後 3 個工作日內）與申請程序，並公告周知。 - 每月定期清查： 人資於薪資結算前匯出異常出勤清單，逐一請員工補登。 - 依規則懲戒： 對多次未打卡且未依程序補登者，可依工作規則以告誡等方式處理，而非扣發工資。

代打卡、竄改出勤紀錄勞資雙方的風險

代打卡與竄改出勤紀錄都會讓紀錄失去真實性，員工與雇主雙方都要承擔風險。

員工端：可能受懲戒，情節重大時可能涉及解僱

員工請同事代打卡或幫他人打卡等出勤紀錄造假，屬於違反工作規則的行為，公司可依工作規則懲戒。若代打卡長期、反覆發生，且導致公司溢發薪資，可能構成勞基法第 12 條「違反工作規則情節重大」的解僱事由，甚至另涉刑事責任。

雇主端：紀錄不實會在勞檢與爭議中不利

雇主若片面修改紀錄（例如把下班時間改成準時以規避加班費），一旦被勞檢發現，可能依「未逐日覈實記載」處 2 萬至 100 萬元罰鍰，且加班費仍要補發。 在勞資訴訟中，勞動事件法第 38 條規定，出勤紀錄記載的出勤時間，推定勞工於該期間內經雇主同意而執行職務，由雇主負擔反證責任（詳見《勞動事件法第 38 條加班推定》）。紀錄一旦被證明不實，公司很難再用其他資料說服法院。

紙本、Excel、雲端打卡怎麼選？

小公司要省事又符合勞基法打卡規定，選擇出勤紀錄工具時要看兩件事：紀錄能不能自動記到分鐘並留下修改軌跡，以及人資每月要花多少時間整理。三種常見做法比較如下：

結論：員工少、班別固定的公司，可用簽到簿、打卡鐘或 Excel 管理；一旦有外勤、輪班或多據點，改用雲端打卡系統更能確保紀錄完整、符合勞基法打卡規定外，也能大幅減少月底對帳時間。

用 NUEIP 雲端打卡，讓出勤紀錄自動合規

NUEIP 雲端人資系統讓員工用網頁、App 或 LINE 完成打卡，系統自動記錄到分鐘，外勤人員可搭配定位打卡。忘記打卡的補卡申請、請假與加班都在線上簽核，每一筆修改都留有紀錄。出勤資料保存於雲端，員工可自行查詢個人出勤紀錄，人資也能隨時匯出報表備查，因應勞動檢查與員工調閱申請。

常見問題（FAQ）

Q1：出缺勤紀錄跟出勤紀錄一樣嗎？

一樣。「出缺勤紀錄」是實務上的常見說法，勞基法條文用詞是「出勤紀錄」，兩者都是指雇主依勞基法第 30 條逐日記載勞工上下班、請假與加班的紀錄，保存期限同為 5 年。

Q2：兼職、工讀生也要有出勤紀錄嗎？

要。部分工時勞工（兼職、工讀生、時薪人員）只要適用勞基法，雇主就必須逐日記載其出勤至分鐘並保存 5 年。時薪人員的工資直接依工時計算，出勤紀錄反而更重要。

Q3：出勤紀錄可以只存電子檔、不印紙本嗎？

可以。法律未要求平時保存紙本，電子檔只要能覈實記載、保存 5 年，並在勞動檢查或勞工申請時能以書面方式提出（印出或匯出）即可。

Q4：公司只有 1、2 名員工，也要做出勤紀錄嗎？

要。出勤紀錄義務不以員工人數為門檻，只要僱用適用勞基法的勞工，即使只有 1 名員工，雇主也必須置備並保存出勤紀錄。

Q5：出勤紀錄可以由員工自己填報嗎？

可以。法律沒有要求一定要用打卡機，員工自行填報、通訊軟體回報都可以。但置備紀錄是雇主的義務，雇主仍要定期核對內容是否符合實際出勤。

Q6：簽到簿可以只簽名、不寫時間嗎？

不可以。只簽名無法證明上下班時間，不符合勞基法第 30 條第 6 項「逐日記載至分鐘」的規定，可處 2 萬至 100 萬元罰鍰。

Q7：勞動檢查時，出勤相關要準備哪些文件？

勞檢時最常被調閱的出勤相關文件有 4 類：出勤紀錄、請假紀錄、加班申請與紀錄，以及依勞基法第 23 條保存 5 年的工資清冊。勞檢人員會比對出勤時間與加班費是否一致，建議每月計薪後就把兩者對齊。

Q8：員工對自己的出勤紀錄有異議，該怎麼處理？

員工對出勤紀錄有異議時，可提出工作紀錄、郵件等佐證，由主管與人資核對。確認有誤就更正並保留修改紀錄，對應的工資或加班費一併補發。雙方無法協調時，可向當地勞工局申請勞資爭議調解。

Q9：公司從 Excel 改用打卡系統，舊的出勤紀錄怎麼處理？

舊的 Excel 或紙本紀錄仍要保存至每筆紀錄滿 5 年，不能因為換系統就刪除。建議將舊檔按年月、員工歸檔備份，並註明新系統啟用日期，確保新舊紀錄銜接完整、沒有空窗期。

Q10：新成立的公司，要怎麼開始建立出勤紀錄？

新公司建立出勤紀錄可以分三步驟：第一，選定記錄工具（出勤紀錄表、打卡鐘或人資系統）；第二，在勞動契約與內部規範中寫明打卡、補卡與加班申請方式，僱用 30 人以上者應訂立工作規則並報主管機關核備；第三，從第一位員工到職當天起逐日記錄。