森森貿易 | 以 BPM 打造高效透明的營運管理，讓成長無後顧之憂

關於森森貿易：一個秉持「嚴選世界美好食材」初衷的品牌

森森貿易，旗下擁有「森森采食」，一個秉持「嚴選世界美好食材」初衷的品牌，從西班牙 Oro Bailen 皇嘉橄欖油、義大利福紅麥片到比利時藍舶鹽之花，透過嚴謹的「挑食」哲學，為消費者帶來各式值得信賴的進口食材。

隨著業務不斷拓展、團隊快速成長，森森貿易也面臨了前所未有的營運挑戰——傳統作業流程逐漸無法應付日益繁複的業務需求，內部流程卡關、文件管理混亂、簽核延誤等問題頻頻發生，嚴重影響工作效率。

面對這樣的困境，森森貿易同樣以「挑食」的精神，最終挑選了 NUEIP ，導入 HRM（人資管理系統）與 BPM（流程管理系統），正式啟動數位轉型，將企業營運全面升級。

擺脫混亂，打造標準化流程

森森貿易彭國淵特助回憶：「以前公司沒有一套標準流程，員工有事要申請，經常搞不清楚找誰、怎麼做。」新進同仁需要反覆詢問不同部門，資料分散在 Email、Word、Excel 和紙本文件裡，導致流程卡關、責任不明，甚至發生簽核遺漏的情況。加上人員若有異動，因為過去經驗沒有系統記錄，新人一到職就得「從頭摸索」，造成大量時間浪費。各部門之間的文件格式不一，沒有統一的規範，也造成了資料整合與管理的障礙。在跨部門協作時，由於權責劃分不明確，即使是簡單的發起申請，也可能因為不確定「這件事應該是行銷發起呢，還是總務發起呢，還是業務發起呢」而延宕進度。這種模糊的責任歸屬，不僅拖慢了決策時程，也讓急迫性決策因「溝通耗時而受阻」。

森森貿易選擇 NUEIP BPM 的三大關鍵

森森貿易最終選擇 NUEIP 的 BPM 系統，主要原因有三：

1. 美觀易用的操作介面

彭特助過去在其他公司使用過 NUEIP 系統，對介面設計印象深刻。他表示：「介面好看、好操作，員工學習起來沒那麼痛苦，自然更願意使用。」

2. HRM 與 BPM 無縫整合

NUEIP BPM 系統的一大優勢在於與 HRM（人資管理）系統的無縫連動。彭特助特別點出，因為 HRM 系統內建組織圖，而 BPM 系統則有簽核關卡流程，兩者之間的關聯性使其整合起來變得非常有效。

透過組織架構直接設定簽核流程，不需重複建立資料，節省了大量整合時間與成本。對於資訊部門來說，「一套系統解決多種需求」是最理想的選擇。

3. 訂閱制降低導入風險

NUEIP 採用 SaaS 訂閱制模式，不像買斷制的系統需支付高額費用，降低了導入門檻，這讓系統導入提案更容易獲得高層認同。

循序漸進，團隊成功轉型

為了降低導入阻力，森森貿易以「專案小組」與「分階段導入」策略進行。前半年先讓員工熟悉 HRM 系統（如打卡、評核），半年後再逐步推行 BPM 表單，讓同仁逐漸適應新系統操作。透過說明會、操作教學，持續優化表單設計，確保流程符合部門實務需求。目前森森貿易已經在 BPM 系統內建置了約 25-30 張表單，80 名員工全面使用，從申請到簽核都能在線上完成，員工都能習慣以表單的方式運作。

全面效益，從營運到管理全面升級

導入 NUEIP BPM 之後，為森森貿易的「產、銷、人、發、財、資」等營運管理帶來了重大效益：

1. 建立透明規則，人人遵循

「應該說終於有一個流程是我們可以把它做出來，然後並且大家都可以看得到、follow 得到的一個系統」。彭特助表示，讓所有流程標準化，系統成為「公司的規則」，新進人員就可以直接依流程操作，避免因個人習慣而產生的作業偏差與交接不良，讓組織運作更有秩序。

2. 加速簽核，隨時隨地決策

主管可以透過手機、電腦即時簽核，無需返回辦公室簽核紙本文件。Line、Email、系統推播即時通知，讓決策速度大幅提升。

3. 文件發起與異動追溯流程完整，明確責任歸屬

BPM 系統確立了每個環節的負責人，透過異動記錄功能，可以方便地追溯文件與簽核的變更內容、時間與人員，加強了管理與責任歸屬。例如，「請購申請單」的發起單位就可以透過 BPM 系統標準化。也能防止文件「想怎麼改就怎麼改」的情況發生。

4. 強化專案協作，專案不再散亂

透過系統追蹤簽核記錄，專案負責人與主管可以隨時掌握專案進度與瓶頸。行銷部陳韻竹副課長以新品《Oro Bailen 皇嘉橄欖油7日生飲臻選》包裝開發到上市的專案為例，因為整合了來自設計、報價、數量確認到行銷提案等眾多複雜環節，使用 BPM 系統可以確實提升團隊協作的順暢性與生產力，對齊需求，讓專案流程不再散亂。加上可以行動簽核，大幅節省了溝通時間，新品上市流程也較過去成功縮短了30%。在預算控管上，運用 BPM 則讓行銷部門可以更輕易地追蹤部門年度預算，複查現有進度與金額。

運用 BPM ，讓成長型企業管理高速升級

森森貿易也為正在考慮導入 BPM 系統的中小企業提供了寶貴的經驗。彭特助建議，首先應該評估公司的跨部門或跨層級簽核需求，若公司有頻繁的跨部門或上下層級簽核，BPM 系統將是不可或缺的利器。其次，BPM 系統是對抗人員流動衝擊的有效工具，確保流程不會因人員流動而改變，每次變動都有記錄可查詢。

再來是要支援行動簽核，讓主管或員工可隨時隨地處理簽呈，對於經常在外奔波的業務人員和高階主管來說，更是極大助益。最後，從 IT 角度來看，彭特助建議考慮雲端解決方案。因為雲端 BPM 系統維護成本低，資料安全性通常高於地端自建，如同「把錢存在銀行」般安全可靠，讓企業無需擔憂複雜的後續維護與安全性問題。

森森貿易透過 NUEIP BPM 的導入，成功擺脫了傳統營運的「卡關與混亂」，轉型為高效、透明、數位化的管理模式。彭特助總結：「現在的營運模式，讓我們更有信心面對成長與變化，持續提供高品質的產品與服務。」。森森貿易的故事，正是系統賦能企業數位轉型、迎向卓越的最佳實例。