Excel 排班終極解析 | 深入分析 Excel 自動排班表優劣 高效製作員工排班表！

為什麼人資系統百花齊放，仍高比例企業人資使用 Excel 排班？解析 Excel 排班四大優勢

（一）表格的形式對照、製作方便，Excel 班表製作上手容易

Excel 的儲存格、欄、列能夠自由設計，人資可以輕鬆根據公司的排班規則，建立客製化的班表。比起 「雲小編本週的班表：週一下午、週一晚上、週三早上...」 的條列陳述方式，Excel 排班的「表格呈現方式」也能快速讓員工了解「本週、本月對應的出勤時間」。

（二）企業常備的 M365 內建 Excel，使用 Excel 排班無須額外付費購買系統

許多企業因應文書處理等需求，普遍會採購 M365 等數位工具。若能善用 Excel 等試算表工具來處理排班等人事作業，便可直接利用現有資源，無需額外花費購買排班系統。

（三）員工人數不多、排班規則單純，建立 Excel 班表相對快速省時

許多規模尚處於起步或小型階段的企業，特別是那些僅有單一營運據點，且尚未導入如變形工時、輪調等複雜排班規則的情況下，使用 Excel 排班往往被認為是階段性利大於弊的選擇。

（四）員工排班表除了 Excel 以外，排班系統的高效尚未被企業所熟知

市面上已有許多整合排班與薪資的數位系統，但覆蓋率仍然有限。主要原因在於產品資訊尚未有效觸及中小企業，加上多數業者傾向「向同業請教排班做法」，而同業多半仍使用 Excel 進行排班，進而延續了 「Excel 為主的排班習慣」。

使用 Excel 排班遇到的五大挑戰

Excel 排班挑戰一：錯誤率高

使用 Excel 排班如需同時符合變形工時法規等規則，排班人員 Excel 排班完成後，Excel 排班表的函數、條件格式需要縝密地設定，才能即時地提醒「該班別或時段」是否需調整以合規定。但許多排班人員使用 Excel 進行排班，在檢核上常因為公式設定過度複雜，排班人員需一行、一列逐一核對是否合規，不但費時費力，也無法確保 Excel 排班表的正確性。

Excel 排班挑戰二：人員交接效率低

建置 Excel 排班表因涉及排班規則、企業營運模式與人力配置等因素而具複雜性。即使已有排班表範例，後續修改或交接時，常因擔心破壞 Excel 排班表公式，Excel 排班的工作常高度仰賴少數熟悉者。對特定人員的知識依賴，後續也將增加交接與訓練的困難度。

Excel 排班挑戰三：更新即時性不足

Excel 排班缺乏即時同步更新機制，導致月中若有班表異動時，變更無法自動傳達給所有員工。排班者即使更新了 Excel 排班表，仍需透過通訊軟體或口頭等人工方式通知。然而，這種非同步的溝通方式，不僅溝通成本高，也常使員工需參考多個班表版本而混淆，或因資訊接收落差而造成實際出勤錯誤，讓資訊不對等的情況頻繁發生。

Excel 排班問題四：無法串聯出勤與薪資計算

Excel 排班公式即便設計縝密，卻難以自動串聯排班結果與薪資、實際出勤及即時人力狀況進行同步分析。若要交叉比對這些分散資訊，管理者常需維護多個 Excel 檔案，並依賴複雜公式或手動操作來彙整統計，設定提醒功能更是繁瑣。

Excel 排班問題五：推播班表、預排班表流程費時

班表透過 Excel 製作完成後，排班人員常需要個別或在群組上進行班表的推播；若要請員工進行預先排班，排班人員也需要個別收集員工的排班習慣、排休時間，後續整合到 Excel 排班表上。

高效率排班系統推薦：具備擬真 Excel 排班的雲端人資系統

特色 1：類 Excel 排班機制一望即知

許多企業人資對 Excel 排班操作早已相當熟悉，NUEIP人資系統特別設計「類 Excel」的排班介面與邏輯，讓使用者更容易上手；此外，搭配獨特的點按排班、批次複製貼上與快速填充等操作，不僅減少學習曲線，更讓排班快上加快。

特色 2：即時檢核，無須逐一核對

NUEIP 雲端人資系統的排班介面中，無須增開其他檔案，就能依人力配置需求，即時在系統介面檢核人力配置；若排班結果不符合變形工時，排班系統介面也將同步提醒，並告知違反條件與時間，減少手動核對的時間。

特色 3：無需複雜公式與條件設定

排班系統若使用 Excel 製作，繁雜的公式、條件設定將提高上手門檻。在 NUEIP 排班系統中，只需要簡單的前置設定，全程無須設定公式，法規檢核等繁雜工作都直接由系統完成。

特色 4：即時推播班表、進行預先排班

以往不論是員工欲告知排班、休假時間，還是員工排班表的推播，都需要逐一手動發送，使用通訊軟體將造成資訊的遺漏。NUEIP 排班系統不但能讓員工直接用手機完成預先排班，在員工與主管確認完排班表後，更可自動推播訊息給員工，讓團隊第一手掌握排班結果。

特色 5：打破 Excel 限制，排班異動與薪資計算全面串接

Excel 排班表的功能主要侷限於「排班」。若涉及加班、出勤異常等可能影響薪資計算的變動時，Excel 將缺乏與員工薪資的即時連動機制。NUEIP 人資系統能將排班管理與薪資計算、津貼發放、出缺勤記錄等作業整合，免除人工重複統計和跨系統比對的繁瑣與潛在錯誤，其自動化計算與內建邏輯，亦有助於確保薪資發放的準確性與法規遵循。